Leiðbeiningar fyrir samskrá yfir einkaskjalasöfn

Á vefnum Einkaskjalasafn.is er hægt að velja um tvenns konar leit þegar leitað er að einkaskjalasafni. Í fyrsta lagi einfalda leit sem er á forsíðu vefsins og í öðru lagi ítarlega leit sem hægt er að velja með því að smella á viðeigandi reit merktan ítarleg leit hægra megin við leitarstikuna á forsíðunni.

 

1. Einföld leit

Einföld leit er í raun og veru orðaleit í samskrá yfir einkaskjalasöfn. Í einfaldri leit er leitað í eftirfarandi svæðum í samskránni:

- Nafn skjalamyndara,

- Vörslustofnun,

- Starfssvæði skjalamyndara,

- Tegund skjalasafns,

- Orðaleit þar sem leitað er í texta um viðkomandi skjalamyndara þar sem það á við.

2. Ítarleg leit

Ítarleg leit er keimlík einföldu leitinni nema að þar er hægt að þrengja leitarskilyrðin ásamt því að beita orðaleit. Sé smellt á ítarleg leit hægra megin við leitarstikuna á forsíðunni, birtast sex reitir sem gera notanda kleift að þrengja leitina.

Vörslustofnun

Hægt er að þrengja leitina með með því að velja Vörslustofnun. Sjálfvalið er að leitað er í öllum vörslustofnunum þegar notast er við einfalda leit. Sé afhakað úr reitnum Allar vörslustofnanir birtist listi yfir þær vörslustofnanir sem hafa skráð upplýsingar um einkaskjalasöfn á vefinn. Þá er hægt að smella á eina vörslustofnun eða fleiri og smella á leitarhnappinn og þá birtist listi yfir þau einkaskjalasöfn sem eru skráð hjá viðkomandi vörslustofnunum. Einnig er hægt að framkvæma orðaleit í skráningum um einkaskjalasöfn hjá hverri vörslustofnun með því að haka við viðkomandi stofnun og skrifa leitarorð í leitarstikuna.

Tegund skjalasafna

Hægt er að þrengja leitarskilyrði með því að velja tegund skjalasafns. Hægt er að virkja þann möguleika með því að afhaka reitinn sem ber nafnið Allar tegundir og birtist listi yfir þær tegundir skjalasafna sem hægt er að leita eftir. Þá er hægt að haka við einn eða fleiri af valkostum í boði og smella á leitarhnappinn. Þá birtis listi yfir öll einkaskjalasöfn sem hafa verið flokkuð eftir þeim tegundum skjalasafna. Einnig er hægt að skrifa orð í leitarstikuna ásamt því að haka við tegund og fá þannig lista yfir þau söfn sem uppfylla skilyrði orðaleitar og tegundar.

Frágengin söfn

Hægt er að þrengja leitina með því að velja hvernig staða frágangs er á einkaskjalasafni sem er í samskránni. Með því að haka í reitinn Aðeins frágengið og smella á leitarhnappinn birtist listi yfir öll þau söfn sem nú þegar eru frágengin í samskránni. Einnig er hægt að skrifa orð í leitarstikuna og haka við annaðhvort Frágengið eða Ófrágengið og smella á leitarhnappinn og birtist þá listi yfir öll söfn sem uppfylla leitarskilyrði orðaleitar og stöðu safns.

Starfssvæði

Hægt er að þrengja leitina með því að velja hvaða starfssvæði skjalamanyndari starfaði á. Notast er við textaleit þegar leitað er eftir starfssvæði skjalamyndara. Skráning starfssvæða í samskránni er eftirfarandi og er hægt að leita eftir þessum orðum: Austur-Barðastrandarsýsla, Austur-Húnavatnssýsla, Austur-Skaftafellssýsla, Árnessýsla, Borgarfjarðarsýsla, Dalasýsla, Eyjafjarðarsýsla, Gullbringusýsla, Kjósarsýsla, Mýrasýsla, Norður-Ísafjarðarsýsla, Norður-Múlasýsla, Norður-Þingeyjarsýsla, Rangárvallasýsla, Skagafjarðarsýsla, Snæfellsnessýsla, Strandasýsla, Suður-Múlasýsla, Suður-Þingeyjarsýsla, Vestur-Barðastrandarsýsla, Vestur-Húnavatnssýsla, Vestur-Ísafjarðarsýsla og Vestur-Skaftafellssýsla. Auk þess er á listanum Reykjavík sem höfuðborg, Vestamannaeyjar

Ef slegið er inn í leitarstikuna, eitthvað af starfssvæðunum sem skráðar eru og smellt á leitarhnappinn þá birtist listi yfir öll þau söfn sem flokkuð eru af því starfssvæði skjalamyndara sem valið er. Einnig er hægt að nota orðaleit með leit í starfssvæði.Birtist þá listi yfir þau einkaskjalasöfn sem uppfylla leitarskilyrði orðaleitarinnar og starfssvæðisins sem slegið hefur verið inn.

Skjalaskrár á netinu

Hægt er að þrengja leitina með því að velja hvort skjalaskrá sé aðgengileg á vef vörslustofnunar eða ekki. Sé hakað í reitinn Skjalaskrár á netinu og smellt á leitarhnappinn birtist listi yfir þau einkaskjalasöfn þar sem skjalaskrá er aðgengileg á vef vörslustofnunar sem varðveitir safnið. Einnig er hægt að slá inn orð í leitarstikuna ásamt því að haka við Skjalaskrár á netinu og smella á leitarhnappinn og birtist þá listi yfir þau einkaskjalasöfn sem uppfylla leitarskilyrði orðaleitarinnar og hvort skjalaskrá sé hægt að finna á vef vörslustofnunar.

Tímabil

Hægt er að þrengja leit með því að velja hvaða tímabil skjalasafn nær yfir. Hægt er að slá inn ártöl og smellt á leitarhnappinn og birtast þá öll einkaskjalasöfn sem falla innan þess tímabils sem slegið var inn. Einnig er hægt að slá inn leitarorð í leitarstikuna og velja ártöl í leitargluggunum Tímabil og birtist þá listi yfir öll einkaskjalasöfn sem uppfylla leitarskilyrði textaleitarinnar og tímabilið sem er slegið inn.

 

3. Niðurstöður

Niðurstöður leitar birtast í glugga fyrir neðan leitarstikuna. Í texta fyrir ofan niðurstöður eru upplýsingar um hversu margar niðurstöður fundust í viðkomandi leit og á hversu mörgum síðum niðurstöðurnar eru birtar. 10 niðurstöður eru birtar á hverri síðu. Fyrir neðan niðurstöðugluggann er hægt að velja síðu eða fletta fram eða aftur með því að smella á fyrri eða næsta hnappinn.

Í niðurstöðuglugganum birtast upplýsingar um skjalamyndarann, tímabil sem skjalasafnið nær yfir, tegund skjalasafnsins og hvaða vörslustofnun varðveitir skjalasafnið. Sé smellt á einhvern af þessum reitum birtast nánari upplýsingar um skjalasafnið sem um ræðir. Þar má finna lýsingu á skjalamyndara, starfssvæði hans, stöðu, hversu umfangsmikið safnið er í hillumetrum, auðkenni safnsins hjá vörslustofnun, hvort það sé til skjalaskrá og hvar hún er staðsett og hvernig hægt er að nálgast hana. Þá er reitur fyrir athugasemdir ef einhverjar eru um safnið.