Hvað eru einkaskjalasöfn?
Einkaskjalasöfn eða einkaskjöl nefnast þau skjöl sem ekki eru frá opinberum aðilum eða öðrum sem skyldir eru að skila skjölum til opinberra skjalasafna. Þar er um að ræða skjöl einstaklinga, hjóna og fjölskyldna. Þá teljast skjöl félaga, fyrirtækja og annarra óopinberra aðila til einkaskjala.
Hefð hefur skapast á Íslandi að flokka einkaskjalasöfn í eftirfarandi flokka:
Einkaskjöl geta verið ákaflega margbreytileg, svo sem dagbækur, bréf, prófskírteini, eignaskjöl, samningar, handrit að hvers konar ritsmíðum, fundargerðabækur, bókhaldsgögn og alls kyns reikningar og þannig mætti lengi telja. Uppskriftir skjala og handrita annarra, jafnvel prentaðra bóka, teljast einnig til einkaskjala. Þá teljast ljósmyndir og myndskeið til skjala.
Einkaskjalasöfn eru misjöfn að uppbyggingu og innihaldi en starfsemi viðkomandi félags eða fyrirtækis, eða lífshlaup viðkomandi einstaklings endurspeglar innihald skjalasafns viðkomandi skjalamyndara.
Skjalasöfn einstaklinga eru sá flokkur einkaskjalasafna sem er hvað fjölbreyttastur og ólíkastur öðrum flokkum skjalasafna, bæði hvað varðar efni og skjalamyndun. Í skjalasafni einstaklings geta verið margvíslegir skjalaflokkar sem tengjast áhugasviði, starfi eða fjölskyldu viðkomandi og geta varðað allt milli himins og jarðar. Skjalasöfn einkafyrirtækja og félaga eru hins vegar á margan hátt líkari skjalasöfnum opinberra stofnana þar sem skipulag og uppbygging er öll í fastari skorðum, enda skjalasafn slíkra rekstrareininga mikilvægur hluti starfseminnar.
Hverjir varðveita einkaskjalasöfn?
Þjóðskjalasafn Íslands, héraðsskjalasöfn og handritasafn Landsbókasafns Íslands - Háskólabókasafns eru vörslustofnanir sem taka við einkaskjalasöfnum til varðveislu. Þar er gengið frá þeim til langtímavarðveislu og þau skráð til notkunar fyrir almenning og fræðimenn.
Hvert á að afhenda einkaskjalasöfn?
Einkaaðilar sem ætla að afhenda einkaskjöl sín til varðveislu geta afhent skjöl sín á þá vörslustofnun sem þeir kjósa. Þó ætti að hafa í huga hvar skjölin eiga best heima þegar ákveðið er að afhenda einkaskjöl til varðveislu. Mörg einkaskjalasöfn eru nátengd skjalasöfnum opinberra aðila að efni og verða ekki rannsökuð til hlítar nema í nánum tengslum við könnun opinberra gagna. Í því sambandi má nefna skjalasöfn stjórnmálaflokka og stjórnmálamanna, skjalasöfn fyrirtækja og manna í atvinnurekstri. Jafnframt skal hafa í huga við afhendingu á einkaskjalasöfnum hvort að þar séu fyrir skjöl frá sama skjalamyndara (t.d. einstaklingi, fyrirtæki eða félagi) eða einkaskjöl sem tengjast viðkomandi.
Vörslustofnanir sem taka við og varðveita einkaskjalasöfn: